No entanto, quem nunca construiu uma planilha de orçamento pode se beneficiar de algumas dicas. Embora essas sugestões não sejam válidas para todas as situações, podem facilitar a tarefa para quem está começando e aperfeiçoar o acompanhamento de já desenvolveu uma planilha. ..............................................................................
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Mês a mês
Uma sugestão é criar a planilha analisando suas contas mês a mês, organizando os meses em colunas. Após a coluna referente ao mês de dezembro, crie uma outra que traga a soma de todos os meses, ou seja, use a função de soma para gerar este número automaticamente com base nas informações já digitadas.
Vale sempre lembrar que a primeira coluna da planilha deve trazer a descrição de cada conta. Procure também criar, para cada categoria, uma linha para o total, visando facilitar sua análise. Isso permite que você, além de acompanhar cada conta ao longo do tempo, tenha uma visão mais simples do todo.
Para sofisticar mais a planilha e facilitar a análise, você pode incluir uma fórmula que calcule o quanto cada categoria equivale do total. Por exemplo: se as despesas com alimentação são R$ 1.250, de um total de R$ 6.000 de gastos, fica fácil visualizar a importância desse item, que representa 20,8% das despesas.
Contabilizando as receitas
Na hora de preparar a parte da planilha referente às receitas, é importante segregar as diversas categorias. Você pode começar pelas receitas de trabalho, como salários, décimo terceiro, horas extras, comissões, férias e bonificações.
A seguir, você pode considerar as receitas com investimentos, que incluem juros recebidos, ganhos de capital e dividendos. Caso seja relevante, crie também uma categoria para rendimentos de aposentadoria.
Outras categorias que podem ser incluídas são devolução de impostos, devolução de pagamentos, ganhos com loterias, pensões recebidas e prêmios de seguros.
Segregando as despesas
Para facilitar a visualização, você pode ordenar as diversas categorias de despesas por ordem alfabética. As cinco primeiras são: alimentação (açougue, supermercado, restaurantes, outros), aluguel, animal de estimação (caso relevante), automóvel (combustível, manutenção, equipamentos, seguros e outros) e contas a pagar (água e esgoto, condomínio, eletricidade, gás, internet, lixo, telefone fixo, telefone celular , TV a cabo, outros).
A seguir, você pode criar categorias para despesas com bens de consumo ( eletrodomésticos, informática, telefone etc), despesas com filhos (babá, educação, lazer, roupas, saúde, outros), despesas domésticas (funcionários, itens de decoração, lavanderia, manutenção, reformas e seguro residencial), despesas financeiras (juros, anuidade de cartão), despesas pessoais (incluindo seguros pessoais), diversos, doações, férias (acomodação, aluguel de carro , passagens, outros) e impostos.
Para completar, utilize categorias como lazer (artigos esportivos, cinema, eventos culturais, espetáculos, fotografia, jogos, livros e revistas, música e outros), presentes, retiradas para pequenas despesas, roupas, pensões a pagar, saúde (dentista, exames, hospital, médicos, planos de saúde, remédios) e tarifas bancárias.
Previsões versus dados efetivos
O principal objetivo desta ferramenta é permitir que você compare as metas que traçou com os resultados efetivos. Ou seja, você pode avaliar rapidamente se conseguiu atingir ou não os objetivos estabelecidos, flexibilizando o processo de decisão e de possível ajuste, caso necessário.
A forma mais fácil de comparar os dados é colocá-los em seqüência. Ou seja, tente construir uma planilha onde em uma linha você tenha as metas, com a linha seguinte sendo usada para incluir os dados efetivos. Você pode ter uma visualização mais fácil do desvio em relação às metas criando uma terceira linha, que calcule automaticamente a diferença entre as metas e a realidade.
Cada coluna, por sua vez, pode ser usada para avaliar a evolução de suas metas e dos dados efetivos ao longo do tempo. Dependendo do tempo disponível, você pode usar a planilha com dados mensais (mais recomendado) ou anuais. Deste modo, fica fácil: você cria uma matriz onde pode comparar tanto os totais (vertical), como cada um deles ao longo do tempo (horizontal).
Integre com a planilha de orçamento
Você não necessita fazer uma previsão de todas as contas do seu orçamento, somente as linhas principais, como receitas, despesas e a diferença entre elas, a poupança líquida. Portanto, a planilha acaba ficando simples e rápida de preparar.
Uma sugestão para tornar o processo ainda mais eficiente é criar esta ferramenta como uma pasta dentro da sua planilha de orçamento. Isso permite que sejam criados links entre as pastas, de forma que a atualização de uma pasta automaticamente altera os números de outra pasta.
Alguns cuidados
Na hora de preparar sua planilha, é fundamental diferenciar entre despesas efetivas e meios de pagamento. Isso explica porque não é recomendado criar uma categoria para cartão de crédito, por exemplo. Afinal de contas, as despesas realizadas com cartão de crédito se encaixam em outras categorias.
Caso tome ou faça empréstimos (incluindo financiamento de casa própria), tente sempre segregar o que se relaciona, de um lado, ao principal e, de outro, a juros (que podem ser encaixados nas categorias acima). Isso é recomendável para não misturar o dinheiro que é investido para comprar um apartamento , por exemplo, dos juros pagos no empréstimo tomado junto a um amigo.
O mais importante é sempre lembrar que dificilmente duas pessoas ou famílias terão planilhas de orçamento iguais. Use sua criatividade e adapte a planilha às suas necessidades.
DICAS: O que priorizar?
1 - Dívidas em primeiro lugar
No planejamento, devem ser priorizados alguns aspectos. O primeiro deles é o pagamento das dívidas. Isso porque elas sobem a cada dia com a cobrança de juros e, quanto mais cedo quitá-las, melhor.
As dívidas podem ser consideradas vilãs do orçamento doméstico. Com elas, o consumidor é prejudicado por ter o nome sujo na "praça", o que o impede de realizar compras a prazo e realizar sonhos.
2 - Reservas e poupança
Depois de quitadas as dívidas, a segunda prioridade é começar a poupar. Mas é preciso saber identificar a diferença de poupar e economizar. "Quando você compra uma bolsa mais barata, mas sai da loja e compra um sapato, você economizou na bolsa porque pagou menos, mas não poupou. Mas se não usar esse dinheiro economizado, aí sim ele pode virar poupança", disse a diretora.
O exemplo explica que poupar só é possível se for controlado o desejo do consumo. Antes de pensar em adquirir um produto, pense se realmente precisa dele.
Alem disso, deve-se atentar às contas imprevistas, o chamado extraordinário, que acontece com muito mais freqüência do que o imaginado. E é por isso que uma das prioridades deve ser montar uma reserva de emergência. Ela garantirá que você não "ficará na mão" quando acontecer algum problema.
Imóvel e futuro
Como a casa própria é um bem de alto valor, o peso do financiamento dela no orçamento é muito grande. Por isso, quando tiver uma "grana extra" ou quando for possível, quite esta dívida. Ela garantirá dias mais tranquilos. Pense que, quando quitado, isto fará parte de seu patrimônio.
Depois de quitadas as dívidas, poupado, criado uma reserva de emergência e pago a conta de maior peso no orçamento, chegou a hora de pensar na família e no futuro. Se o orçamento estiver equilibrado, é hora de fazer seu dinheiro render. Escolha o tipo de investimento adequado ao seu perfil de risco e garanta renda para quando se aposentar.
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